Informativa sulla privacy

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

SAS CLOE Capitale sociale: 1 000 € SIREN : 899 119 192 Sede legale: 54 rue Coriolis, 75012 Paris, France Presidente: Said Lasmak Sito Internet: https://cloe-edu.fr Contatto relativo ai dati personali: privacy@cloe-edu.com

Il titolare del trattamento determina le finalità e i mezzi dei trattamenti effettuati sulla piattaforma CLOE.

La presente informativa si applica a qualsiasi persona che utilizzi i servizi di CLOE, in particolare:

• gli studenti in cerca di un alloggio;
• i futuri studenti che effettuano una richiesta prima del loro arrivo in Francia;
• i garanti;
• i locatori privati;
• le residenze universitarie;
• gli istituti di istruzione partner;
• i visitatori del sito internet;
• gli utenti dell'area personale CLOE.

Essa copre inoltre i trattamenti effettuati in occasione:

• della creazione di un account;
• del deposito di un fascicolo di locazione;
• dell'utilizzo della messaggistica integrata;
• dei pagamenti effettuati tramite la piattaforma;
• delle richieste inviate all'assistenza;
• della navigazione sul sito;
• della partecipazione a webinar o eventi organizzati da CLOE.

Ai sensi della presente informativa:

• Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile.
• Trattamento: qualsiasi operazione riguardante dati personali, in particolare la raccolta, la registrazione, la consultazione, la trasmissione, la conservazione, la modifica o la cancellazione.
• Utente: qualsiasi persona che utilizzi i servizi offerti da CLOE.
• Titolare del trattamento: la società CLOE, che determina le finalità e i mezzi del trattamento.
• Responsabile del trattamento: qualsiasi persona fisica o giuridica che tratti dati personali per conto di CLOE.

CLOE si impegna a rispettare i seguenti principi:

• Liceità: ogni trattamento si fonda su una base giuridica prevista dal GDPR.
• Trasparenza: gli utenti sono informati in modo chiaro sull'utilizzo dei loro dati.
• Minimizzazione: vengono raccolti solo i dati strettamente necessari.
• Esattezza: gli utenti possono richiedere la rettifica dei dati inesatti.
• Limitazione della conservazione: i dati sono conservati solo per il tempo necessario alle finalità perseguite o imposto dalla normativa.
• Riservatezza: vengono attuate misure tecniche e organizzative al fine di garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati.

Nell'ambito delle sue attività, CLOE si impegna in particolare a:

• non vendere mai i dati personali dei propri utenti;
• comunicare i dati solo ai partner necessari alla realizzazione dei servizi richiesti dall'utente;
• limitare l'accesso ai dati alle sole persone autorizzate;
• proteggere gli accessi alla piattaforma;
• attuare misure volte a prevenire gli accessi non autorizzati, le perdite di dati e gli utilizzi fraudolenti;
• rispettare i diritti delle persone interessate.

I trattamenti effettuati da CLOE possono riguardare in particolare:

• gli studenti francesi;
• gli studenti internazionali;
• i futuri studenti;
• i garanti;
• i rappresentanti degli istituti di istruzione;
• i rappresentanti di locatori o di residenze universitarie;
• i visitatori del sito internet;
• le persone che contattano CLOE.

Nell'ambito della fornitura dei suoi servizi, CLOE può raccogliere diverse categorie di dati personali. I dati raccolti variano a seconda del servizio utilizzato e del profilo dell'utente.

7.1 Dati identificativi

CLOE può raccogliere in particolare:

• Cognome;
• Nome;
• Sesso (quando necessario);
• Data di nascita;
• Nazionalità;
• Paese di residenza;
• Lingua preferita.

Questi dati consentono in particolare di creare l'account utente, di garantire la gestione amministrativa del fascicolo e di facilitare gli scambi con i partner.

7.2 Recapiti

A seconda delle situazioni, CLOE può raccogliere:

• indirizzo e-mail;
• numero di telefono;
• indirizzo postale;
• paese di residenza.

Queste informazioni consentono di comunicare con l'utente, di informarlo sullo stato di avanzamento del suo fascicolo e di rispondere alle sue richieste.

7.3 Dati relativi agli studi

Al fine di accompagnare gli studenti nella loro ricerca di alloggio, CLOE può trattare in particolare:

• istituto di istruzione;
• campus;
• programma seguito;
• anno di studio;
• data di inizio dell'anno accademico;
• status di studente;
• paese di origine quando ciò è pertinente per la gestione del fascicolo.

7.4 Dati relativi alla ricerca di alloggio

A seconda delle preferenze dell'utente:

• città cercata;
• budget massimo;
• data di ingresso desiderata;
• durata prevista del soggiorno;
• tipo di alloggio cercato;
• preferenze espresse.

Queste informazioni consentono di proporre alloggi corrispondenti alle esigenze espresse.

7.5 Documenti giustificativi

Quando è necessario alla costituzione di un fascicolo di locazione, CLOE può trattare i documenti trasmessi volontariamente dall'utente, in particolare:

• documento d'identità;
• passaporto;
• permesso di soggiorno;
• certificato o attestato di iscrizione scolastica;
• documenti giustificativi dei redditi;
• documenti relativi al garante;
• qualsiasi documento richiesto da un locatore nell'ambito di una candidatura.

Questi documenti sono utilizzati unicamente per consentire l'esame del fascicolo e la sua trasmissione ai partner interessati.

7.6 Dati relativi ai pagamenti

Quando l'utente effettua un pagamento tramite la piattaforma, CLOE può trattare in particolare:

• importo;
• data;
• riferimento della transazione;
• stato del pagamento.

I dati bancari completi non vengono conservati da CLOE. I pagamenti sono effettuati da Stripe Technology Europe Limited, prestatore specializzato nei servizi di pagamento sicuro. Stripe agisce in conformità alla propria informativa sulla privacy e alla normativa applicabile.

7.7 Dati relativi alla messaggistica

Quando l'utente utilizza la messaggistica integrata, CLOE tratta:

• il contenuto dei messaggi;
• la data e l'ora degli scambi;
• i destinatari dei messaggi;
• gli allegati eventualmente trasmessi.

Questi trattamenti sono necessari al corretto funzionamento del servizio e al monitoraggio degli scambi tra le diverse parti.

7.8 Dati di connessione

Durante la navigazione sulla piattaforma, alcune informazioni tecniche possono essere registrate, in particolare:

• indirizzo IP;
• tipo di browser;
• sistema operativo;
• lingua;
• fuso orario;
• pagine consultate;
• durata della navigazione;
• informazioni tecniche necessarie al funzionamento del servizio.

Questi dati contribuiscono in particolare alla sicurezza della piattaforma e al miglioramento dell'esperienza utente.

I dati personali possono essere raccolti:

• direttamente presso l'utente;
• presso il suo istituto di istruzione quando quest'ultimo trasmette determinate informazioni nell'ambito di una partnership con CLOE;
• presso i locatori o le residenze universitarie quando ciò è necessario alla gestione del fascicolo;
• automaticamente durante la navigazione sulla piattaforma.

I dati personali sono utilizzati unicamente per finalità determinate, esplicite e legittime. Le principali finalità sono le seguenti:

• Creazione e gestione dell'account utente: consentire la creazione di un'area personale sicura.
• Ricerca di alloggio: individuare gli alloggi corrispondenti ai criteri espressi dall'utente.
• Costituzione del fascicolo di locazione: raccogliere le informazioni e i documenti giustificativi necessari alla candidatura.
• Trasmissione delle candidature: comunicare il fascicolo ai locatori, alle residenze universitarie o ai partner selezionati dall'utente o necessari all'esecuzione del servizio.
• Gestione dei pagamenti: trattare i pagamenti effettuati tramite Stripe e assicurarne il monitoraggio amministrativo.
• Accompagnamento personalizzato: consentire ai team CLOE di accompagnare l'utente nella sua ricerca di alloggio e di rispondere alle sue richieste.
• Sicurezza della piattaforma: prevenire le frodi, proteggere gli account degli utenti e garantire il corretto funzionamento dei servizi.
• Rispetto degli obblighi di legge: adempiere agli obblighi di legge, normativi e contabili applicabili.
• Miglioramento continuo dei servizi: analizzare l'utilizzo della piattaforma al fine di migliorare le funzionalità offerte e la qualità dei servizi.

In conformità all'articolo 6 del GDPR, i trattamenti effettuati da CLOE si fondano in particolare sulle seguenti basi giuridiche:

• Creazione dell'account: esecuzione del contratto.
• Ricerca di alloggio: esecuzione del contratto.
• Costituzione del fascicolo: esecuzione del contratto.
• Trasmissione ai locatori: esecuzione del contratto.
• Pagamenti: esecuzione del contratto.
• Assistenza all'utente: esecuzione del contratto.
• Sicurezza della piattaforma: interesse legittimo.
• Prevenzione delle frodi: interesse legittimo.
• Rispetto degli obblighi contabili: obbligo di legge.
• Risposta alle autorità competenti: obbligo di legge.
• Comunicazione marketing (se applicabile): consenso o interesse legittimo secondo la normativa applicabile.

CLOE fa in modo che solo le persone che hanno bisogno di accedere ai dati personali nell'ambito delle loro mansioni possano accedervi. I dati personali non vengono mai venduti né ceduti a terzi. A seconda dei servizi utilizzati dall'utente, i dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari.

11.1 Personale autorizzato di CLOE

I collaboratori, i dirigenti, i prestatori o i responsabili interni di CLOE possono accedere a determinati dati personali nei limiti delle loro attribuzioni. Tali accessi sono strettamente limitati alle necessità dell'esecuzione dei servizi offerti.

11.2 Locatori e residenze universitarie

Quando l'utente richiede una candidatura a un alloggio, CLOE trasmette unicamente le informazioni necessarie al trattamento di tale richiesta. A seconda delle situazioni, ciò può includere:

• identità;
• recapiti;
• fascicolo di locazione;
• documenti giustificativi;
• informazioni relative alla ricerca di alloggio.

Ogni locatore rimane responsabile dei trattamenti che effettua dopo aver ricevuto il fascicolo.

11.3 Istituti di istruzione partner

Quando la ricerca di alloggio avviene nell'ambito di una partnership tra CLOE e un istituto di istruzione, determinate informazioni possono essere scambiate quando ciò è necessario all'accompagnamento dello studente. Tali scambi sono limitati alle informazioni strettamente necessarie alla corretta esecuzione della partnership.

11.4 Prestatori di servizi di pagamento

I pagamenti effettuati sulla piattaforma sono trattati da Stripe Technology Europe, Limited. CLOE non conserva i numeri completi delle carte bancarie. I dati di pagamento sono trattati direttamente da Stripe in conformità alla propria informativa sulla privacy e ai requisiti normativi applicabili.

11.5 Prestatori tecnici

Al fine di assicurare il funzionamento della piattaforma, CLOE si avvale di diversi prestatori specializzati. Tali prestatori intervengono unicamente nell'ambito delle prestazioni loro affidate. Essi sono soggetti a obblighi contrattuali di riservatezza e sicurezza. I principali prestatori utilizzati sono in particolare:

• AWS (Amazon Web Services): hosting di determinate infrastrutture e archiviazione.
• Laravel Cloud: hosting dell'applicazione backend.
• OVHcloud: servizi di hosting, DNS e messaggistica.
• Stripe: pagamenti sicuri.
• Mapbox: cartografia e geolocalizzazione.
• Pusher: messaggistica in tempo reale.
• Google Tag Manager: gestione dei tag tecnici.
• Google reCAPTCHA: protezione contro i bot.
• Meta Pixel: misurazione delle campagne pubblicitarie.
• TikTok Pixel: misurazione delle campagne pubblicitarie.
• Snap Pixel: misurazione delle campagne pubblicitarie.

Questo elenco è soggetto a modifiche al fine di tenere conto delle evoluzioni tecniche della piattaforma.

Alcuni prestatori tecnici utilizzati da CLOE possono essere indotti a trattare dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Quando tali trasferimenti hanno luogo, CLOE fa in modo che siano effettuati in conformità ai requisiti del GDPR.

A seconda dei casi, tali trasferimenti si fondano in particolare su:

• una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea;
• le Clausole Contrattuali Tipo (Standard Contractual Clauses – SCC) approvate dalla Commissione europea;
• qualsiasi altra garanzia appropriata prevista dalla normativa applicabile.

Gli utenti possono ottenere ulteriori informazioni relative a tali garanzie inviando una richiesta a: privacy@cloe-edu.com.

I dati personali sono conservati unicamente per il tempo necessario alla realizzazione delle finalità perseguite e al rispetto degli obblighi di legge. A titolo indicativo, CLOE applica i seguenti principi:

• Account utente attivo: per tutta la durata di utilizzo dell'account.
• Fascicolo di locazione: durante il trattamento della richiesta e successivamente in base agli obblighi di legge e alle esigenze di prova.
• Documenti giustificativi: conservazione limitata al tempo necessario all'istruttoria del fascicolo, poi archiviazione o cancellazione secondo gli obblighi applicabili.
• Pagamenti: conservazione in conformità agli obblighi contabili e fiscali.
• Corrispondenza con l'assistenza: per il tempo necessario al trattamento della richiesta e successivamente archiviazione limitata.
• Registri tecnici: durata limitata compatibile con le esigenze di sicurezza e di funzionamento.
• Cookie: secondo le durate indicate nella Politica sui cookie.

Al termine dei periodi applicabili, i dati vengono cancellati o resi anonimi, salvo quando una conservazione più lunga è imposta dalla legge o necessaria alla difesa dei diritti di CLOE.

CLOE attua misure tecniche e organizzative destinate a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi, in particolare:

• cifratura delle comunicazioni tra il browser e i server tramite il protocollo HTTPS;
• gestione delle autorizzazioni e controllo degli accessi ai dati;
• autenticazione degli utenti;
• registrazione degli eventi tecnici quando necessario;
• backup regolari dei dati;
• monitoraggio delle infrastrutture;
• protezione contro gli accessi non autorizzati e i tentativi di frode;
• ricorso a prestatori specializzati per l'hosting e la sicurezza dei servizi.

Nonostante tali misure, nessun sistema informatico può garantire una sicurezza assoluta. CLOE si impegna tuttavia ad attuare i mezzi ragionevoli e appropriati per proteggere i dati personali che le vengono affidati.

In conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa francese applicabile, ogni persona interessata dispone dei seguenti diritti in merito ai propri dati personali. Fatte salve le condizioni previste dalla normativa, puoi esercitare i seguenti diritti.

15.1 Diritto di accesso

Puoi ottenere la conferma che dati personali che ti riguardano siano trattati da CLOE, nonché una copia di tali dati.

15.2 Diritto di rettifica

Puoi richiedere la correzione o l'aggiornamento di dati inesatti, incompleti o obsoleti.

15.3 Diritto alla cancellazione

Puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali quando:

• non sono più necessari;
• revochi il tuo consenso quando il trattamento si fonda su di esso;
• ti opponi al trattamento alle condizioni previste dal GDPR;
• il loro trattamento è illecito;
• la legge ne impone la cancellazione.

Determinati dati possono tuttavia essere conservati quando la loro conservazione è necessaria per rispettare un obbligo di legge o consentire la difesa dei diritti di CLOE.

15.4 Diritto alla limitazione del trattamento

Puoi richiedere che determinati dati non siano più utilizzati temporaneamente nei casi previsti dal GDPR.

15.5 Diritto di opposizione

Puoi opporti al trattamento dei tuoi dati quando esso si fonda sull'interesse legittimo di CLOE, fatta salva l'esistenza di motivi legittimi cogenti che giustifichino la prosecuzione del trattamento. Puoi inoltre opporti in qualsiasi momento ai trattamenti effettuati a fini di prospezione commerciale, quando applicabili.

15.6 Diritto alla portabilità

Quando il trattamento si fonda sul tuo consenso o sull'esecuzione di un contratto ed è effettuato mediante procedimenti automatizzati, puoi richiedere il recupero dei tuoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

15.7 Revoca del consenso

Quando determinati trattamenti si fondano sul tuo consenso (ad esempio determinati cookie o comunicazioni marketing), quest'ultimo può essere revocato in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima di tale revoca.

15.8 Disposizioni in caso di decesso

In conformità al diritto francese, puoi definire disposizioni relative alla destinazione dei tuoi dati personali dopo il tuo decesso.

Qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati personali può essere inviata a:

SAS CLOE Servizio Protezione dei dati 54 rue Coriolis, 75012 Paris, France Indirizzo e-mail: privacy@cloe-edu.com

Al fine di proteggere la riservatezza dei dati, CLOE può richiedere un documento comprovante l'identità quando ciò è necessario. Le richieste vengono trattate nei termini previsti dalla normativa applicabile.

CLOE attua misure tecniche e organizzative appropriate al fine di proteggere i dati personali da:

• l'accesso non autorizzato;
• la perdita accidentale;
• l'alterazione;
• la divulgazione;
• la distruzione.

In caso di violazione dei dati suscettibile di comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone interessate, CLOE applicherà gli obblighi previsti dal GDPR, in particolare in materia di notifica alla CNIL e, quando la normativa lo impone, di informazione delle persone interessate.

Durante la tua navigazione sul sito, CLOE può utilizzare cookie o tecnologie simili. Questi cookie consentono in particolare di:

• assicurare il funzionamento tecnico della piattaforma;
• proteggere i servizi offerti;
• misurare l'audience;
• migliorare le prestazioni del sito;
• valutare l'efficacia delle campagne di comunicazione e pubblicità.

Quando la normativa lo richiede, i cookie non essenziali vengono installati solo dopo aver raccolto il tuo consenso. Puoi modificare le tue preferenze in qualsiasi momento tramite lo strumento di gestione dei cookie messo a disposizione sul sito. Per maggiori informazioni, consulta la Politica sui cookie.

Il sito può contenere link verso siti o servizi gestiti da terzi. CLOE non può essere ritenuta responsabile delle pratiche in materia di privacy attuate da tali siti. Gli utenti sono invitati a consultare le informative sulla privacy di tali servizi prima di trasmettere loro dati personali.

La presente informativa può essere modificata al fine di tenere conto:

• delle evoluzioni normative;
• delle raccomandazioni delle autorità competenti;
• delle evoluzioni tecniche della piattaforma;
• dell'aggiunta di nuovi servizi o partner.

La versione in vigore è quella pubblicata sul sito internet di CLOE. La data dell'ultimo aggiornamento è riportata all'inizio del presente documento.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali non sia conforme alla normativa applicabile, puoi presentare un reclamo alla Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). I recapiti della CNIL sono disponibili sul suo sito ufficiale.

Per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa sulla privacy o al trattamento dei tuoi dati personali, puoi contattare CLOE:

SAS CLOE 54 rue Coriolis, 75012 Paris, France Email: privacy@cloe-edu.com Sito: https://cloe-edu.fr